Privacyverklaring met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten

 

iKanbi Group SA begrijpt het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Deze privacyverklaring (hierna "de Verklaring") bevat belangrijke informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door iKanbi Group SA (hierna "iKanbi Group") wanneer u solliciteert naar een functie binnen de iKanbi Group.

 

In deze Verklaring wordt verstaan onder:

• "Persoonsgegevens" (hierna "Persoonsgegevens" of "Gegevens"): alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (hierna "betrokkene"); als een "identificeerbare natuurlijke persoon" wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online-identificator of een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor zijn fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit.
• "Verwerkingsverantwoordelijke” : de natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of elk ander orgaan die alleen of samen met anderen de doeleinden en de middelen van de verwerking bepaalt.

Doel van deze Verklaring

Doel

In overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) 2016/679 en nationale wetten inzake gegevensbescherming, wil iKanbi Group duidelijk maken welke categorieën persoonsgegevens worden verzameld, hoe uw gegevens zullen worden gebruikt en met wie persoonsgegevens worden gedeeld. Tevens worden uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens uiteengezet.

Geadresseerde van deze Verklaring

Deze Verklaring is van toepassing op:

• Sollicitanten die via de knop "Solliciteren" op onze website www.ikanbi.com solliciteren;
• Alle andere sollicitanten die in contact komen met iKanbi Group in het kader van een sollicitatie voor een functie (bijvoorbeeld spontane sollicitaties).

Aangezien iKanbi Group mogelijk gegevens van derden verzamelt en verwerkt die u aan hen hebt verstrekt, verzoeken wij u vriendelijk deze derden op de hoogte te brengen van het bestaan van deze Verklaring, zodat zij op de hoogte kunnen worden gesteld van de verwerking van hun gegevens door iKanbi Group en van hun rechten.

Verantwoordelijke voor gegevensverwerking en Functionaris voor Gegevensbescherming

Verantwoordelijke voor gegevensverwerking

In het kader van haar activiteiten verwerkt iKanbi Group uw persoonsgegevens als verantwoordelijke voor de verwerking, aangezien zij de middelen en doeleinden van de verwerking(en) bepaalt.

Contactgegevens van de verantwoordelijke voor gegevensverwerking:

• Bedrijfsnaam: iKanbi Group SA
• E-mail: info@ikanbi.com
• Postadres: Place du Champ de Mars 5 - 1050 Brussel (België)

Functionaris voor Gegevensbescherming (FG of DPO)

iKanbi Group heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG of DPO) aangesteld. De taak van de FG is om betrokkenen te informeren over de verwerkte gegevens. Hij/zij geeft advies en ziet toe op naleving van de geldende wetgeving, met name de AVG.

U kunt contact opnemen met de FG voor vragen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens en de uitoefening van uw rechten.

Contactgegevens:

• E-mail: dpo@ikanbi.com
• Telefoon: +32 4 256 97 11
• Postadres:
  iKanbi Group SA
  Place du Champ de Mars 5
  1050 Brussel
  België

Categorieën van verwerkte persoonsgegevens

• Persoonsidentificatiegegevens, zoals naam en adres;
• Elektronische identificatiegegevens, zoals e-mailadres, mobiel telefoonnummer en cookies;
• Persoonlijke gegevens, zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit en taal;
• Immigratiestatus, zoals het bezit van een geldige werkvergunning in België;
• Psychologische beschrijvingen, zoals persoonlijkheidskenmerken via psychologische tests;
• Academische achtergrond;
• Professionele kwalificaties, zoals professionele opleidingen en het bezit van een rijbewijs;
• Werkervaring;
• Lidmaatschap/deelname aan professionele organisaties;
• Publicaties;
• Informatie over de huidige werkgever;
• Informatie over werving;
• Informatie over het einde van het dienstverband;
• Carrièregerelateerde gegevens;
• Gegevens met betrekking tot de organisatie van het werk;
• Salarisgegevens;
• Beoordelingen;
• Functiegerelateerde training;
• Afbeeldingen;
• Gegevens met betrekking tot beveiliging, zoals wachtwoorden;
• Gegevens met betrekking tot vrijetijdsactiviteiten en interesses.

In principe wordt van kandidaten nooit gevraagd om zogenaamde gevoelige informatie te verstrekken in de zin van de wetgeving inzake gegevensbescherming, tenzij de wet dit uitdrukkelijk vereist of toestaat in een specifiek geval. Daarom wordt kandidaten over het algemeen gevraagd om geen dergelijke informatie te verstrekken wanneer ze een sollicitatieformulier invullen, hun profiel bijwerken of op enige andere manier communiceren met personeelsleden van iKanbi Group. Deze gevoelige informatie omvat gegevens die ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gezondheidsgegevens, gegevens over seksuele leven of seksuele geaardheid, strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten onthullen.

Verzameling van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden op verschillende manieren verzameld:

• Indienen van een sollicitatie:

iKanbi Group verwerkt alle gegevens die kandidaten verstrekken wanneer ze een aanmeldingsformulier invullen, hetzij als reactie op een vacature, hetzij bij het indienen van een spontane sollicitatie. Om deze registratieformulieren in te vullen, worden kandidaten uitgenodigd om contactgegevens te verstrekken (naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres) en om een cv in te dienen. Nadat deze gegevens aan iKanbi Group zijn verstrekt, kunnen kandidaten, indien ze dat wensen, inloggen op hun persoonlijke beveiligde profiel om de reeds verstrekte gegevens te wijzigen en/of hun profiel aan te vullen met andere gegevens die nodig zijn voor de hieronder vermelde doeleinden, zoals werkervaring, opleiding, beheersing van talen, gewenst salaris, foto, enz.

• Telefoon- en/of video-interview:

Wanneer een kandidaat ervoor kiest om de hierboven genoemde gegevens in te dienen via een aanmeldingsformulier en/of door middel van een spontane sollicitatie, stemt hij expliciet in met het gebruik van zijn gegevens door iKanbi Group om contact met hem op te nemen via telefoon en/of e-mail om meer informatie te verstrekken en, indien gewenst, om meer informatie te geven over zijn professionele verwachtingen.

• Sollicitatiegesprek:

Wanneer een kandidaat akkoord gaat met een gesprek met iKanbi Group, stemt hij er expliciet mee in dat iKanbi Group zijn persoonsgegevens gebruikt om hem uit te nodigen voor het gesprek en om hem tijdens het gesprek te beoordelen, inclusief psychologische tests en om referenties en verstrekte informatie te controleren. Indien wettelijk toegestaan, kan iKanbi Group informatie over u verkrijgen door contact op te nemen met voormalige werkgevers, bedrijven en/of organisaties die door de kandidaat zijn verstrekt en waarvoor hij toestemming heeft gegeven, of uit openbare bronnen zoals LinkedIn.

Doelen van de verwerking van persoonsgegevens

De gegevens zoals vermeld in punt 3 van deze Verklaring kunnen door iKanbi Group worden verwerkt voor de werving van nieuwe medewerkers en voor de analyse en het beheer van sollicitaties. Dit omvat:

• Het verzamelen van gegevens via een registratieformulier of een spontane sollicitatie, het persoonlijke profiel van de kandidaat, een telefonisch, en mogelijk video-interview, een persoonlijk gesprek, psychotechnische tests, persoonlijkheidsvragenlijsten, enz.
• Het opslaan van deze gegevens;
• Het raadplegen van deze gegevens;
• Het verifiëren en analyseren van deze gegevens;
• Het produceren van statistieken, marktonderzoeken, etc., met als doel de kandidatenervaring te verbeteren;
• Het proactief communiceren van nieuwe vacatures die kunnen voldoen aan de professionele verwachtingen die kandidaten hebben geuit bij het invullen van een registratieformulier en/of hun profiel.

Registratie van uw gegevens in een wervingsreserve

iKanbi Group bewaart de gegevens van niet-geselecteerde kandidaten in een wervingsreserve gedurende een periode van 12 maanden vanaf het laatste contact met de desbetreffende kandidaat op basis van het gerechtvaardigde belang van iKanbi Group om contact op te kunnen nemen met kandidaten die niet zijn geselecteerd en hen nieuwe vacatures aan te bieden zodra er vacatures beschikbaar komen binnen iKanbi Group.

Voor dit doel verzamelt en verwerkt iKanbi Group de volgende categorieën gegevens:

• Persoonlijke identificatiegegevens;
• Gegevens met betrekking tot opleiding en carrière;
• Andere gegevens verstrekt door de kandidaat.

Zorgen voor de veiligheid van personen en eigendommen

De verwerking van persoonsgegevens van een kandidaat is gerechtvaardigd en noodzakelijk in het kader van het wervingsproces en voor de uitvoering van precontractuele maatregelen of op basis van het gerechtvaardigd belang van iKanbi Group. We merken de volgende soorten verwerking op: beveiliging van het bedrijf, bescherming van de activa en de uitvoering van alle maatregelen om indringing te voorkomen.

In deze context zullen de volgende categorieën gegevens worden verwerkt:

• Beelden (foto's/video's, met name gemaakt via het bewakingscamerasysteem van iKanbi Group).

De beelden die zijn vastgelegd via het bewakingscamerasysteem worden bewaard gedurende de bepaalde periode zoals uiteengezet in punt 9 van deze Verklaring.

De wettelijke basis voor de verwerking van persoonsgegevens

De hierboven genoemde persoonsgegevens worden alleen verwerkt en verzameld in de mate dat ze noodzakelijk zijn om de doelstellingen zoals beschreven in artikel 5 te bereiken.

Overeenkomstig artikel 6 van de AVG zal iKanbi Group uw gegevens alleen gebruiken en verwerken als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• Het gebruik van uw gegevens is noodzakelijk om op uw verzoek de noodzakelijke stappen te ondernemen in het wervingsproces en, indien van toepassing, om een overeenkomst met u te sluiten.
• U heeft toestemming gegeven voor het gebruik van uw gegevens. Voor zover wij uw persoonlijke informatie verwerken op basis van uw toestemming, heeft u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken. U kunt dit doen door contact met ons op te nemen (zie hieronder).
• Het gebruik van de gegevens van de kandidaat tijdens het wervingsproces is noodzakelijk in het kader van de gerechtvaardigde belangen van iKanbi Group. Wanneer iKanbi Group de gegevens van een kandidaat verwerkt om aan zijn gerechtvaardigde belangen te voldoen, wordt ervoor gezorgd dat er een juist evenwicht wordt gevonden tussen de fundamentele rechten en vrijheden van de kandidaat, inclusief zijn recht op privacy, en zijn gerechtvaardigde belangen.
• Ten slotte kan iKanbi Group in bepaalde gevallen wettelijk verplicht zijn om bepaalde gegevens te verwerken op grond van specifieke wettelijke verplichtingen en deze gegevens indien nodig bekend te maken aan bevoegde autoriteiten.

Gebruik en delen van persoonsgegevens

iKanbi Group kan uw persoonlijke gegevens delen met gelieerde entiteiten die tot dezelfde groep bedrijven behoren.

iKanbi Group kan uw persoonlijke informatie delen met derden die namens haar functies uitoefenen en diensten verlenen, zoals haar wervingssoftwareleverancier, professionele adviseurs of IT-consultants die tests uitvoeren en ontwikkelingswerkzaamheden verrichten aan haar zakelijke technologiesystemen.

iKanbi Group kan uw persoonlijke gegevens bekendmaken aan overheidsinstanties om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen of in het belang van veiligheid, algemeen belang of rechtshandhaving.

iKanbi Group kan ook gegevens bekendmaken in het kader van een daadwerkelijk of potentieel geschil of om haar eigendom, veiligheid, medewerkers en andere rechten of belangen te beschermen.

Bovendien worden de gegevens van kandidaten ook gedeeld met:

• De kandidaten zelf;
• Het personeel van iKanbi Group;
• Het wervingsbureau dat door iKanbi Group is ingeschakeld voor de selectie van kandidaten;
• De persoonsgegevens van kandidaten zullen niet worden verkocht of verhuurd aan derden.

Overdracht van uw persoonsgegevens buiten de EU/EEE

 De persoonsgegevens van kandidaten worden verwerkt in België en opgeslagen in een datacenter in Nederland.

iKanbi Group draagt geen persoonsgegevens over buiten de Europese Unie (EU) of de Europese Economische Ruimte (EER). Als iKanbi Group van plan is om ze buiten de EU/EEE op te slaan en/of te verwerken, moet dit expliciet worden gemeld en moet worden gewaarborgd dat een gelijkwaardig beschermingsniveau wordt geboden.

Indien persoonsgegevens van kandidaten moeten worden overgedragen aan een derde partij in een land dat niet wordt beschouwd als een land met een beschermingsniveau voor de rechten van natuurlijke personen met betrekking tot hun persoonsgegevens dat gelijkwaardig is aan dat van de Europese Economische Ruimte (EER), zal de overdracht van de gegevens worden gereguleerd door een van de mechanismen die zijn voorzien in hoofdstuk V van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679.

Bewaartermijn van persoonsgegevens

Wanneer een kandidaat een inschrijvingsformulier invult, een spontane sollicitatie indient en/of zijn persoonlijk profiel aanvult, stemt hij expliciet in met het feit dat zijn gegevens worden bewaard in een database beheerd door iKanbi Group.

De gegevens worden bewaard gedurende de tijd die nodig is voor het wervingsproces van de betreffende kandidaat voor de bestaande vacature(s) waarvoor hij interesse heeft getoond, en gedurende 12 maanden na afloop van het bijbehorende selectieproces. Dit stelt iKanbi Group gedurende deze periode in staat om het administratieve en juridische beheer van deze sollicitatie te beheren en de kandidaat nieuwe vacatures voor te stellen die overeenkomen met zijn professionele verwachtingen. In uitzonderlijke gevallen kunnen de gegevens nog langer worden bewaard als langer behoud nodig is voor juridisch en administratief beheer.

Kandidaten worden per e-mail op de hoogte gebracht van de geplande verwijdering van hun gegevens, 3 weken voor deze verwijdering. Kandidaten kunnen dan, indien gewenst, iKanbi Group uitdrukkelijk vragen om hun gegevens voor nog eens 12 maanden te bewaren om iKanbi Group in staat te stellen proactief contact met hen op te nemen voor een mogelijke vacature die hen interesseert. In dat geval wordt dezelfde procedure gevolgd aan het einde van deze nieuwe periode van 12 maanden, enzovoort. Als er geen reactie komt van de kandidaten aan het einde van deze 3-weken periode, worden de gegevens automatisch en definitief verwijderd.

Als uw sollicitatie wordt geaccepteerd, worden de persoonsgegevens die tijdens het wervingsproces zijn verzameld, overgedragen naar uw personeelsdossier en bewaard gedurende de duur van uw dienstverband. De bewaarperiode van uw gegevens zal aan u worden medegedeeld in een afzonderlijke verklaring voor medewerkers, die dan van toepassing wordt.

iKanbi Group bewaart de beelden van bewakingscamera's gedurende een maand, tenzij anders aangegeven door bevoegde autoriteiten.

Rechten

Kandidaten hebben te allen tijde het recht om hun persoonlijke gegevens in te zien, te bewerken, te corrigeren en te verwijderen via hun persoonlijk profiel. Ze hebben ook het recht om hun toestemming voor de verwerking van hun persoonsgegevens in te trekken.

Daarnaast hebben alle kandidaten de volgende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die iKanbi Group over hen heeft:

• Recht op informatie: kandidaten hebben het recht om op de hoogte te worden gesteld, uiterlijk op het moment van gegevensverzameling, over de verwerking van hun gegevens door iKanbi Group, hun rechten met betrekking tot deze gegevens en hoe ze deze rechten kunnen uitoefenen. Deze verklaring voorziet hierin.
• Recht op toegang: kandidaten hebben het recht om de informatie over henzelf in te zien en een kopie te verkrijgen van de informatie die over hen wordt bewaard.
• Recht op rectificatie: kandidaten hebben het recht om verouderde, onjuiste of onvolledige gegevens die iKanbi Group over hen heeft te laten corrigeren, aanvullen of verwijderen.
• Recht om te worden vergeten: in sommige gevallen hebben kandidaten het recht om persoonsgegevens die iKanbi Group over hen heeft te laten verwijderen, bijvoorbeeld wanneer deze gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of wanneer u uw toestemming heeft ingetrokken en er geen andere wettelijke basis is voor de verwerking van de gegevens. Als iKanbi Group de gegevens heeft gedeeld met anderen, zal iKanbi Group alle redelijke maatregelen nemen om deze derden te informeren over het verzoek om links naar deze gegevens of kopieën ervan te verwijderen.
• Recht op bezwaar en beperking van de verwerking: in bepaalde gevallen hebben kandidaten het recht om de verwerking van hun persoonsgegevens te beperken. iKanbi Group kan de verwerking tijdelijk en/of gedeeltelijk stopzetten. Kandidaten kunnen ook verzoeken om een bepaalde verwerking of alle verwerkingen van hun persoonsgegevens definitief stop te zetten door hun recht van bezwaar uit te oefenen.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Op verzoek van een kandidaat, indien technisch mogelijk, moet iKanbi Group kandidaten een kopie verstrekken van hun verwerkte persoonsgegevens in een digitaal, leesbaar en gestructureerd formaat. Op deze manier kunnen kandidaten hun gegevens bewaren voor persoonlijk gebruik (of hergebruik), of vragen dat de verantwoordelijke voor de verwerking ze overdraagt aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking. De wetgeving inzake gegevensbescherming beperkt dit recht voor gegevens die oorspronkelijk door de kandidaat zelf aan iKanbi Group zijn verstrekt.

Als u meer informatie wilt over de verwerking van uw persoonsgegevens of als u uw rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via een van de volgende kanalen:

• Per e-mail: dpo@ikanbi.com
• Per post:
  iKanbi Group SA
  Place du Champ de Mars, 5
  1050 Brussel
  België

We vragen kandidaten om duidelijk aan te geven welk recht zij willen uitoefenen, op welke gegevensverwerking zij bezwaar willen maken, welke verwerking zij willen beperken of welke toestemming zij willen intrekken.

In geval van redelijke twijfel over de identiteit van de persoon die het verzoek indient, kan iKanbi Group vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de betrokkene te verifiëren.

Wanneer een kandidaat zijn rechten uitoefent, worden er geen kosten in rekening gebracht, tenzij iKanbi Group van oordeel is dat het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is (bijvoorbeeld in geval van herhaalde verzoeken).

iKanbi Group kan echter redelijke administratieve kosten in rekening brengen voor extra exemplaren.

Voor verzoeken met betrekking tot uw rechten zal iKanbi Group binnen een maand op het verzoek van de kandidaat reageren. Dit kan echter worden verlengd tot twee maanden als het verzoek complex is en/of vanwege het aantal verzoeken dat iKanbi Group moet verwerken. In geval van verlenging van de termijn zal iKanbi Group de kandidaat op de hoogte brengen van de reden voor deze beslissing.

iKanbi Group stelt derden aan wie de gegevens zijn verstrekt op de hoogte van eventuele wijzigingen, verwijderingen of beperkingen, tenzij dit onmogelijk is en/of onevenredige inspanningen vergt.

In bepaalde omstandigheden die door de wet zijn voorzien, kan iKanbi de toegang tot informatie van de kandidaat weigeren of het verzoek van de kandidaat weigeren wanneer iKanbi Group gerechtigd is om dit te doen op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Kandidaten hebben het recht om contact op te nemen met en een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via:

"Autoriteit voor gegevensbescherming",

Drukpersstraat 35,

1000 Brussel

België

T: +32 (0)2 274 48 00;

F: +32 (0)2 274 48 35;

E-mail: contact@apd-gba.be,

Website: www.autoriteprotectiondonnees.be

Beveiliging van persoonsgegevens

De persoonsgegevens van kandidaten worden verwerkt in België en opgeslagen in een datacenter in Nederland.

Uw gegevens worden beschouwd als strikt persoonlijk. Om dit te waarborgen, heeft iKanbi Group alle passende technische en organisatorische maatregelen genomen om ze te beschermen tegen eventuele onopzettelijke vernietiging, verlies of wijziging, evenals tegen ongeoorloofde toegang, schade, of onrechtmatige of ongeoorloofde verwerking van de gegevens.

De leverancier van het rekruteringsinstrument neemt ook passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van kandidaten te beschermen, met name tegen manipulatie en ongeoorloofde toegang. Zij streven ernaar om deze maatregelen zo actueel mogelijk te houden, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten van implementatie, de aard, de reikwijdte, de context en de doeleinden van de verwerking, evenals de risico's voor de kandidaten.

Wijziging van deze Verklaring

iKanbi Group behoudt zich het recht voor om deze Verklaring te wijzigen of aan te vullen indien nodig. iKanbi Group raadt daarom aan deze regelmatig te raadplegen en zorgt ervoor dat eventuele wijzigingen, aanpassingen of aanvullingen duidelijk worden meegedeeld.